help mij kiezen
Ctouch Riva

17 mei 2022

5 tips voor vergaderruimtes

Een aantal jaar geleden was het nog normaal om een beamer en projectiedoek te gebruiken in een vergaderruimte. Tegenwoordig komen grote tv schermen en touchscreens veel vaker voor. Maar is een display of touchscreen wel in iedere vergaderruimte een must? Als er veel vergaderruimtes in jouw kantoorpand aanwezig zijn, is het slim om er 1 of 2 juist niet uit te rusten met displays. Soms is het namelijk goed om elkaar in de ogen te kijken. En leidt een scherm juist af. In deze blog gaan we in op de inrichting van jouw vergaderruimte mét display of touchscreen.

1. Tips voor welk formaat touchscreen geschikt is voor jouw ruimte

Ben je op zoek naar een touchscreen of display voor in jouw vergaderruimte, boardroom, huddle room of ontvangst ruimte? Hou dan rekening met een aantal punten: de grootte van het scherm, de bevestiging en de gebruikerswijze. Touchscreens en displays zijn er in verschillende maten.

Het ideale formaat touchscreen of display is afhankelijk van de ruimte, maar vooral van het beoogde gebruik. Om een inschatting te maken van het juiste formaat touchscreen, kan je uitgaan van het onderstaande:

  • Vergaderruimtes van 1 tot 3 meter: 55 inch
  • Vergaderruimtes van 3 tot 5 meter: 65 inch
  • Vergaderruimtes van 5 tot 8 meter: 75 inch
  • Vergaderruimtes van 8 meter+: 86 inch

Touchscreens en displays beschikken over een 4K beeldkwaliteit. In ons assortiment vind je uitsluitend A merken, om zo de kwaliteit te kunnen waarborgen. Dit zie je o.a. terug in de beeldkwaliteit, de speakers, de garantievoorwaarden en de schrijfervaring van het touchscreen.

Viewsonic display

2. Werk interactief met brainstormprogramma’s

Iedere Windows laptop of pc vanaf Windows 10 beschikt over een ingebouwde whitebaord, namelijk het Microsoft whiteboard. Via het Microsoft whiteboard kan je eenvoudig aantekeningen maken, afbeeldingen, PDF bestanden én Powerpoint slides toevoegen. Aantekeningen die je samen met jouw collega’s of partners maakt in het interactieve whiteboard kan je eenvoudig delen via de e-mail. Ook kunnen collega’s van afstand met het whiteboard meekijken, via Microsoft Teams, of zónder.

Ook zijn er uitgebreidere brainstorm programma’s, zoals Mural, Trello, Parabol, Miro en Zoom. Hieronder gaan we kort in op de mogelijkheden van deze programma’s.

1. Mural, waar je ontzettend veel mee kunt! Het is een soort online ‘muur’. Hierop kun je onder andere tekenen, plaatjes en video’s plakken en grafieken plotten. Mural heeft tientallen standaard templates die je kunt gebruiken, bijvoorbeeld voor een ‘sympathie map’ of een ‘business model canvas’. In Mural kan je met meerdere mensen tegelijkertijd werken.

2. Trello, is één van onze favorieten. Je kunt hierin borden maken, die je op je eigen manier kunt inrichten. De borden kun je delen met anderen. Trello wordt ook veel gebruikt als kanban (to/doing/done) bord. Zo ziet iedereen binnen de organisatie wat er moet gebeuren, bij wie de actie ligt en wat de status is.

Ook is het mogelijk om 1 account aan te maken, en met meerdere mensen tegelijktijdig in te loggen op dit account. Dit is ideaal voor trainingen én workshops. Zo kan je hierin bijvoorbeeld evaluaties meenemen (learned/liked/lacked). Op deze manier krijg je realtime feedback van iedereen, maar wel anoniem.

3. Parabol: over evaluaties gesproken, hiervoor is Parabol een fantastische online tool. Deze tool is gericht op het scrum werken met je team. Je kunt hier een scrum bord maken, maar ook online inchecken of een ‘retrospective’ doen. Ze hebben hiervoor verschillende varianten, zoals ‘glad, bad mad’, ‘starten/stoppen/doorgaan’ of ‘learned/liked/lacked/longed for’. Leuk om een keer te proberen met je team!

4. Miro: deze brainstorm software voor touchscreens lijkt in het gebruik op Mural. Ook dit is een online muur waarop je samen met jouw collega’s of klanten op een interactieve manier kunt sparren over diverse onderwerpen. Miro wordt o.a. gebruikt om processen in uit te werken. Zo zijn er standaard templates voor het maken van een ‘flowchart’ of een ‘customer journey map’. Miro is ideaal als je samen met jouw team, klanten of leveranciers een value stream map wilt maken. Ook is het mogelijk om van afstand mee te werken in dit online whiteboard.

5. Zoom: Tegenwoordig ‘zoomt’ iedereen. Voor veel gebruikers is dit de favoriet. Met name het gebruik van ‘break-out rooms’ is ontzettend handig. Op deze manier kun je mensen een opdracht geven, waar ze in ‘digitale kamertjes’ mee aan de slag gaan. Zelf kun je in deze break-out rooms naar binnen, zodat je ook zicht hebt op wat daar gebeurt.

2. Bekijk de mogelijkheden voor vergadertafels & stoelen

Voordat je meubilair gaat aanschaffen is het verstandig om te kijken wat voor type meubilair past bij jouw bedrijf. Zo past een moderne vergadertafel met kleurrijke stoelen prima bij een internet startup. Maar bij een statig advocatenkantoor waar veel cliënten over de vloer komen, zal toch eerder gekozen worden voor meer traditioneel meubilair.

Maar, een vergaderruimte hoeft natuurlijk niet altijd te bestaan uit een lange tafel met stoelen. Er zijn vele andere opties mogelijk! Voor welke optie je ook kiest, zorg dat jouw vergaderruimte aansluit bij de stijl en sfeer van het bedrijf en het doel waar de ruimte voor gebruikt wordt. Zullen er bijvoorbeeld voornamelijk MT-vergaderingen gehouden worden? Dan vereist dat ander meubilair dan wanneer je een ruimte inricht voor brainstormsessies.

Ook bij het kiezen van de ideale vergaderstoel is het belangrijk om rekening te houden met hoe de ruimte gebruikt gaat worden. Moet het bijvoorbeeld een stoel van leer zijn? Of toch van stof? En moet de stoel in hoogte verstelbaar zijn? Of wil je juist een robuust exemplaar. Het is verstandig de stoel eerst goed uit te proberen voordat je tot aanschaf overgaat.

3. Gebruik deze tips voor het beste videoconferencing systeem

Vergaderen, ook met mensen op afstand. Sinds 2020 is zo’n beetje heel Nederland er bekend en vertrouwd mee geraakt. Een ruimte met een moderne vergaderoplossing zorgt voor extra mogelijkheden in het contact met collega’s, klanten en leveranciers. Het is op steeds meer plekken terug te vinden.

Draadloos presenteren

Videogesprekken kunnen gehouden worden via videoconference software als Microsoft Teams, Google Meet of Zoom. Er zijn diverse manieren van werken, afhankelijk van de gebruikerswensen. Hieronder vind je drie veel voorkomende opties die er zijn in een non-touch én touch variant.

Afhankelijk van de grootte van de ruimte, het aantal deelnemers en de gebruikerswensen is er voor iedere toepassing een geschikte oplossing. Ben je benieuwd welke oplossing voor jouw ruimte en gebruikerswensen het beste geschikt is? Bel één van onze experts op via 0108009885.

4. Verrijd jouw display naar meerdere ruimtes door mobiel onderstel

Beschik je over verschillende ruimtes, maar vinden er geen twee vergaderingen tegelijkertijd plaats? Dan biedt een verrijdbaar onderstel uitkomst. Een verrijdbaar onderstel is er in verschillende varianten: een standaard mobiel onderstel, een mobiel onderstel met whiteboards aan de zijkanten én een Tip & Touch mobiel onderstel.

Presenteerscherm Ctouch + Wallem op wielen

5. Gebruik frisse wandbekleding & luchtzuiverende planten

Door de combinatie van TL-verlichting en witte muren ademen vergaderruimtes vaak weinig sfeer. Een gebrek aan ramen en natuurlijke lichtinval helpt ook niet echt. Door middel van muurbekleding is daar relatief eenvoudig wat aan te doen, ook als het niet mogelijk is om de ruimte te voorzien van ramen. Hang inspirerende quotes op, fleurige posters of covers die de hele muur beslaan met een afbeelding van bijvoorbeeld een regenwoud of ontspannen vergezicht.

Als alternatief kan je de muren voorzien van een rustige pasteltint die past bij de kleurstelling van de rest van het kantoor. Groen en blauw stralen rust uit, terwijl rood als intens wordt ervaren en mensen bij de les houdt.

Een andere optie is akoestische muurbekleding zoals wolvilt, dat isolerend en geluidsabsorberend werkt. Het materiaal is in verschillende kleuren en diktes beschikbaar, en voor elke situatie is wel een passend design te maken. Vergaderruimtes worden ook sfeervoller door gebruik te maken van natuurlijke materialen als kurk, bamboe en riet.

In menig vergaderruimte is het lastig of zelfs onmogelijk een raampje open te zetten voor frisse lucht. En dat terwijl vergaderingen meerdere uren in beslag kunnen nemen, waardoor de ruimte warm en muf wordt. Om over de kwaliteit van de lucht nog maar te zwijgen. Planten zijn een simpele oplossing om de luchtkwaliteit én productiviteit te verbeteren.

Meer informatie?

Advies nodig? Op zoek naar meer informatie of een vrijblijvende prijsopgave? Neem dan contact met ons op per e-mail of telefoon

Contact opnemen

Iedere werkdag tussen 9:00 en 17:00.

Contact opnemen

Een greep uit het assortiment