help mij kiezen

Dé expert voor vergaderruimtes & klaslokalen Presenteren & videoconferencing Advies op maat Experience center in Rotterdam

Hybride-vergaderen

12 november 2021

Hybride vergaderen

De moderne werkplek, gericht op effectieve samenwerking ongeacht locatie, is de afgelopen jaren een opkomende trend geworden. Op het moment zitten we in een situatie waarbij het hebben van een goede hybride vergader oplossing een must have is geworden. Maar wat is dat precies? En welke hard- en software komen hier bij kijken? En hoe zorgen we ervoor dat onze medewerkers nu én in de toekomst verbonden blijven en optimaal kunnen (samen)werken?

Een aantal redenen waarvoor je zou moeten kiezen voor hybride vergaderen zijn:

  • Tijdsbesparing : Minder reizen, efficiënter vergaderen en hogere productiviteit
  • Kostenbesparing : Minder reiskosten, minder werkruimte en lagere energiekosten
  • Duurzaamheid : Weinig CO2 uitstoot doordat je niet meer hoeft te reizen

Dit zijn voordelen die je niet kunt omzeilen. Dat betekent in elk geval dat tijdelijke oplossingen voor werken op afstand vervangen moeten worden door duurzame en efficiënte oplossingen. Alles met het doel om verbonden te blijven met systemen, applicaties én elkaar!

Online-vergaderen

Ervaringen

Niets vervelender dan dat je prachtige schermen hebt hangen, maar dat in de ‘heat of the moment’ alsnog een collega gebeld moet worden voor hulp. Of erger, het scherm wordt gewoonweg niet gebruikt omdat er niemand aanwezig is met kennis van het scherm.

Faciliteer (thuis) werkplekken, vergaderruimtes en openbare ruimtes met de juiste software en hardware. Zodat je medewerkers zich kunnen focussen op het echte werk: samen werken aan succes.

Ook wil je elkaar goed zien, waar je je ook bevindt in de ruimte. Of je nu alleen of met meerdere mensen aan tafel zit, of gewoonweg opstaat om iets te annoteren op het scherm. Daarom zijn er verschillende videoconference- systemen en usb camera’s op de markt die je volgen, waar je ook zit/staat. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van autoframing (automatisch uit kaderen) en bijvoorbeeld een grote kijkhoek voor brede ruimtes en zoom lens voor diepe ruimtes. Dit zijn functies die de laatste Logitech camera systemen bezitten zoals de Logitech Meetup, Logitech Rally en Rally Bar.

Pijnpunten

Pijnpunten hybride vergaderen

Zet vijf mensen in een ruimte en ergens één of meerdere deelnemers via een laptop ingecheckt, snel zullen de online deelnemers zich niet serieus genomen voelen. Dit kan komen door veel verschillende elementen. Een aantal voorbeelden:

  • De microfoon ontvangt niet alle stemmen
  • De audio is niet krachtig genoeg voor de ruimte
  • Het scherm is te klein zodat online deelnemers niet zichtbaar zijn voor iedereen
  • De camera laat niet alle deelnemers zien aan de online gasten
  • De spelregels zijn niet duidelijk (online deelnemers krijgen minder aandacht)

Kortom, een legio aan verschillende mogelijkheden die invloed hebben op de kwaliteit van een hybride vergadering.

“Uit onderzoek is gebleken dat 80% van de irritaties tijdens video-vergaderen door de audiokwaliteit worden veroorzaakt.”

Naast passende software, is voor een prettige ervaring. Goede hardware van groot belang. De audiokwaliteit is daarbij prioriteit nummer één. Met behulp van Beamtracking techniek worden personen die spreken automatisch herkend en versterkt. Want zonder goede verstaanbaarheid kun je niet prettig vergaderen en ontstaat er ruis. Er zijn verschillende audioconference systemen die deze functies bezitten. Daarnaast verbaas je je over de goede kwaliteit van bijvoorbeeld de audiosystemen van EPOS. Zowel bij de EPOS Expand 80 T en zijn handzamere broertje: de EPOS Expand SP 30.

Wat-is-hybride-vergaderen?

Wat is hybride vergaderen nu eigenlijk?

Het antwoord is simpeler dan je wellicht denkt. Wanneer er bij een meeting minimaal één online deelnemer is, kan je al spreken van een hybride setup. Er vind een meeting of les plaats waarbij en één of meerdere sprekers in de fysieke ruimte aanwezig zijn en één of meerdere participanten mee-vergaderen online. Op deze manier kan de kennis of informatie die je bijvoorbeeld op je eigen PC of in de Cloud hebt staan met veel mensen tegelijk delen.

Zie-je-het-al-voor-je?

 

Zie je het al voor je?

Wij kennen voorbeelden in het onderwijs waarbij een opzet wordt gebruikt van 3 schermen , 2 ingebouwde PC’s en 1 videoconference systeem.

1: Hierbij staat de docent in kwestie bij een Ctouch Riva 86 inch touchscreen op een verrijdbare lift met een ingebouwde PC die op Windows werkt. Hij geeft op dit scherm een presentatie en kan direct aantekeningen maken op het scherm die hij later kan opslaan en versturen.

2: Aan de muur tegenover dit scherm hangen 2 65 inch non-touch schermen van Viewsonic. Dit zijn schermen met een matte finish i.p.v. een glimmende finish. Dit geeft een extra dimensie aan je ruimte en je ondervindt met lichtinval van buiten. Viewsonic is hier vanaf 65 inch uniek in in de markt.

3: Onder deze twee schermen hangt een Logitech Rally Bar. Dit systeem is marktleider op het gebied van all-in-one videoconference systemen. Dit all-in-one camerasysteem filmt de docent en tegelijkertijd zijn acties op het scherm.  Dit is te zien voor alle leerlingen.

4: Op één van deze twee schermen ziet de docent kleine participanten via de Teams meeting. De leerlingen en de docent kunnen meekijken op het scherm ernaast en zien de uiteindelijke presentatie.

Veilige werkomgeving

In de hybride werkomgeving staat veilig werken voorop. Het gaat namelijk niet alleen om een veilige pc of laptop in een veilige netwerkomgeving. Het gaat ook om een veilige verbinding met het bedrijfsnetwerk, een veilige digitale samenwerkingsomgeving, veilige opslag en back-upmogelijkheden.

Als organisatie zul je ervoor moeten zorgen dat deze zaken in ieder geval kloppen en gecheckt zijn. Daarnaast moet je er als organisatie voor zorgen dat alle software up-to-date is en beveiligingsupdates tijdig worden uitgevoerd, (dit kan je automatisch instellen of dat de IT dit voor je regelt). Als organisatie moet je er ook voor zorgen dat jij je werknemers bij spijkert over de online gevaren, zoals phishing, identiteitsfraude, malware en ransomware. Deze zaken zijn essentieel om de hybride werkomgeving veilig te houden.

Stap over!

Op dit moment misschien wel het belangrijkste punt waarom je over zou moeten stappen naar hybride vergaderen? Het kan volledig Corona roof zijn. Elke organisatie heeft rekening te houden met de beslissingen en maatregelen van de overheid. Je wilt niet elke keer aanpassen maar stevig in je schoenen staan! De toekomst schreeuwt om hybride vergaderen, dus twijfel niet langer en stap nú over!

Gaat jouw bedrijf binnenkort over? Of zit je nog met je handen in het haar en weet je niet hoe je dit moet aanpakken? Neem contact met ons op en wij vertellen je er graag meer over. Wij denken met je mee om samen de beste hybride oplossing voor jouw organisatie te realiseren.

Meer informatie?

Advies nodig? Op zoek naar meer informatie of een vrijblijvende offerte? Neem dan contact met ons op per e-mail of telefoon!

Contact opnemen

Iedere werkdag tussen 9:00 en 17:00.

Contact opnemen

Gerelateerde producten